Rekisteriseloste/ tietosuojaseloste 11/2023
(Henkilötietolain (523/99) 10 §:n / EU GDPR 25.5.2018 alkaen mukainen rekisteriseloste/tietosuojaseloste)

1. Rekisterinpitäjä
Optikko Martti Kivinen Oy – www.optikkokivinen.fi – Palokunnankatu 16, 13100, Hämeenlinna

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Ismo Kivinen, ismo.kivinen@optikkokivinen.fi

3. Rekisterin nimi / käyttötarkoitus
Optikko Martti Kivinen Oy asiakasrekisteri / asiakkuuksien hoidon kannalta välttämätöntä tietoa. Optikko Martti Kivinen Oy työntekijärekisteri / työsuhteen ylläpidon kannalta välttämätöntä tietoa.

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakastietoja – sisältää mahdollisesti yhteyshenkilöiden henkilötietoja – käytetään Optikko Martti Kivinen Oy:n palvelujen tuottamiseen ja työtehtävien hoitamiseen kuten asiakkaan yksilöintiin ja tunnistamiseen palvelu- tai myyntitapahtumassa.
Asiakasrekisteriä käytetään myös lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.
Henkilötietoja käytetään myös henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.
Henkilötiedot henkilötunnuksineen kerätään Optikko Martti Kivinen Oy:n työntekijöiltä ja tässä yhteydessä tietoja käytetään työsuhteen ylläpitoon ja palkanmaksuun. Asiakkaalla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Optikko Martti Kivinen Oy:lle.

5. Rekisterin sisältämät tiedot asiakkaista
– Yrityksen Nimi Yhteyshenkilön Etu- ja Sukunimet
– Henkilötunnus (ainoastaan Optikko Martti Kivinen Oy työntekijärekisterissä)
– Osoitetiedot
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Pankkiyhteys (ainoastaan Optikko Martti Kivinen Oy työntekijärekisterissä)
– Verotustieto (ainoastaan Optikko Martti Kivinen Oy työntekijärekisterissä)
– Suoramarkkinointilupa
– Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot, sekä asiakassuhteen hoitoon ja/tai markkinointiin liittyvät tiedot kuten esimerkiksi yhteyden, palvelun, palvelimen tai henkilökohtaisen tietokoneen tarkempi yksilöinti

Kaikkia edellä mainittuja tietoja ei välttämättä kerätä rekisterimerkinnän tuottaneen asiakassuhteen syntytavan johdosta, ja ei siksi tule löytymään kaikkien asiakkaiden tiedoista. Asiakas antaa suostumuksensa näiden tietojen tallettamiseen asiakkuuden syntyessä työpyynnön tai muun asiakassuhteen muodostumisen yhteydessä.
Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen hänestä talletetut tiedot, korjata näiden tietojen oikeellisuus sekä tulla pyydettäessä poistetuksi rekisteristä, mikäli asiakassuhdetta eikä laskutusperusteita enää ole.Edellä mainittuja tietoja tullaan tarvittavilta osin taltioimaan myös aiemmin mainittuihin Seclan Oy:n käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Tietojärjestelmien tietosuojan tarjoaa tiedon käsittelijänä toimiva palveluntuottaja – niissä tapauksissa, kun se on muu kuin Optikko Martti Kivinen Oy itse. Mitään edellä mainittujen kohtien mukaisia henkilötietoja ei sijoiteta euroopan ulkopuolisiin tietovarastoihin.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
Rekisteröidyltä itseltään
Väestörekisteristä
Viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa esimerkiksi työntekijän veroprosenttiLisäksi rekisteriin kerätään muita kuin henkilötietoja palvelu- tai tuotetilauksien sekä ongelmanratkaisuiden yhteydessä seurattavuuden, dokumentoinnin ja mahdollisen laskutusperusteen syntymisen määrittämiseksi.

7. Tietojen luovutus
Optikko Martti Kivinen Oy voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman sitovia sopimuksia tiedon käsittelystä ja salassapidosta.
Optikko Martti Kivinen Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

8. Rekisterin suojaus
Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että tietojenkäsittelyjärjestelmiin tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan. Tietojenkäsittelyjärjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä. Toimeksiantosopimuksilla – esimerkiksi sopimukset pilvipalveluiden käytöstä – velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojaamaan henkilötietoja vastaavalla tavalla.

9. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja tietojen säilytysaika
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään koskevat tiedot.
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä.
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Rekisteröidyn kielto- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi sekä tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.